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Comment gérer sa facturation ?

La facture est une note détaillée des prestations ou des marchandises vendues. Il s'agit d'un document de nature commerciale et comptable, établi par une structure juridique (société, association, entrepreneur individuel...) pour constater les conditions des achats et ventes de produits, de marchandises ou de services rendus (nature, quantité, poids, qualité, prix, modalités et échéance de paiement, etc.).

La facture est obligatoire lors :

  • de toute prestation de service ou toute vente de marchandise entre professionnels,
  • de la vente d'une marchandise d'un professionnel à un particulier, seulement si celui-ci le demande ou en cas de vente à distance (sinon un ticket de caisse suffit),
  • de la prestation d'un service entre un professionnel et un particulier lorsque le montant dépasse 25 € TTC, ou si le client le demande quel que soit le montant.

Les mentions obligatoires d'une facture :

  • Date d'émission de la facture : Date à laquelle la facture est établie

  • Numérotation de la facture : Numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Il est possible d'émettre des séries distinctes, utilisant par exemple un préfixe par année (2014-XX) ou par année et mois (2014-01-XX).

  • Date de la vente ou de la prestation de service : Jour effectif de la livraison ou de la fin d'exécution de la prestation

  • Identité de l'acheteur : Nom (ou dénomination sociale) et adresse (sauf opposition de sa part, pour un particulier)

  • Identité du vendeur ou prestataire : Nom et prénom (nom de la société dans le cas d'une société) et adresse complète. Pour les sociétés, le numéro de SIREN, le RCS et la capital social sont également des éléments obligatoires.

    • Pour les auto-entrepreneurs : inscrire la mention "Dispensé d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au répertoire des métiers (RM)

  • Adresse de livraison (s'il y a lieu) : Peut être différente de celle de l'acheteur

  • Désignation du produit ou de la prestation : Nature, marque, référence...

  • Prestation : Séparation des pièces détachées fournies et de la main-d'œuvre

  • Prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis

  • TVA (hors auto-entrepreneur) :

    • Prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis

    • Taux de TVA légalement applicable

    • Montant total de la TVA correspondant

    • Si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant

    • Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)

  • TVA (cas des auto-entrepreneurs) :

    • Mention de la franchise de TVA : l'auto-entrepreneur ne facture pas de TVA, et donc une facture d'auto-entrepreneur doit reprendre la mention "TVA non applicable, art. 293B du CGI".

  • Réduction de prix : Rabais, ristourne, ou remise acquise à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liée à cette opération, à l'exclusion des escomptes non prévus sur la facture

  • Date ou délai de paiement : Date à laquelle le règlement doit intervenir

  • Taux des pénalités de retard : Exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement (les pénalités de retard sont exigibles sans qu'un rappel soit nécessaire)

  • Frais de recouvrement : la loi impose de mentionner que des frais de recouvrement s'appliquent automatiquement en cas de retard de paiement par un client professionnel, et le montant de ces frais est fixé par décret (le montant de ces frais est actuellement de 40€). Cela se traduit par l'ajout de la mention obligatoire suivante sur vos factures "En cas de retard de paiement, indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40,00 €". Cette mention ne s'applique pas aux clients particuliers.

Comment éditer ses factures & gérer sa comptabilité ?

1-Pour les auto-entrepreneurs : N'ayant aucune obligation comptable à part la déclaration de votre chiffre d'affaires, le plus simple et le moins couteux est d'éditer vos factures, vous avez la possibilité d'utiliser un simple tableau (Excel, Google Sheets, Numbers...) à trou que vous remplirez à chaque prestation.

Voici des modèles de factures à télécharger :

2-Pour les EURL, EIRL, SARL ou Auto-entrepreneur générant un volume de ventes important, nous vous conseillons d'utiliser un logiciel ou une solution Saas :

a.Ciel Compta & EBP (Logiciel) : Ciel compta et EBP sont 2 solutions logiciels incontournables du secteur.

Découvrir Ciel : http://www.ciel.com/
Découvrir EBP : http://www.ebp.com/

b.Sellsy : Solution complète de gestion de votre entreprise en mode Saas (Facturation, Achats, Stock, Service client, Caisse...)

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